Alkuperäinen seloste on laadittu 22.5.2018. Viimeisin päivitys selosteeseen on tehty 31.7.2023 liittyen asiakastietojen säilytysaikoihin .
Rekisterinpitäjä
Sunergia
Tarutie 10 A 03, 02400 KIRKKONUMMI
Y-tunnus 2054436-3
Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Susanna Tiainen
gsm 040 – 7388 532
susanna.tiainen(at)sunergia.fi
Rekisterin nimi
Sunergian asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Sunergian asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoitamiseen sekä asiakasviestintään ja laskutukseen. Tietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella ja rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella. Tietoja voidaan käyttää markkinointiin vain rekisteröidyn suostumuksella. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään ajanvarauksen ja ravintovalmennuksen yhteydessä, sekä kaikissa muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Sunergian ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn asioiden hoitamiseen vain rekisteröidyltä erikseen saatavalla suostumuksella. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika
Rekisteri sisältää asiakkaan yhteystiedot, ajanvaraustiedot ja muut asiakkaan antamat tiedot (asiakastietolomakkeet, mahdolliset testitulokset, tapaamisten aikana tehdyt muistiinpanot, sähköpostit), jotka ovat tarpeellisia asiakassuhteen hoitamiseksi. Tietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa, mutta enintään kaksi vuotta viimeisimmästä tapaamisesta. Säilytysajan jälkeen tiedot hävitetään asianmukaisesti. Yhteydenottopyyntöjen tiedot poistetaan välittömästi, jos yhteydenotto ei johda asiakassuhteeseen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastietoja käsitellään luottamuksellisina. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistokaapissa. Digitaalinen aineisto säilytetään tietokoneella, johon on pääsy vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja käsittelee ja tarkastelee vain Susanna Tiainen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja miten se tulee korjata.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antama suostumus. Rekisterinpitäjä tuhoaa viivytyksettä ne tiedot, joiden käsittelyn henkilö on kieltänyt tai joiden käsittelyyn tarvittavan suostumuksen henkilö on peruuttanut. On kuitenkin huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Yhteydenotot ja pyynnöt tulee lähettää rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle kirjallisesti. Yhteystiedot löytyvät tämän dokumentin alusta.
Linkit kolmansien osapuolien verkkosivuille
Sunergian omistuksessa olevat verkkosivut, valmennusmateriaalit, kirjalliset oppaat ja asiakasohjeet voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolien verkkosivustoille. Linkitetyt verkkosivustot eivät ole Sunergian hallinnassa, eikä se vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivustojen sisältämistä linkeistä. Jos henkilö siirtyy linkitetylle verkkosivustolle, hänen tulee tutustua kyseisen verkkosivuston yksityisyydensuojaperiaatteisiin, evästeiden keruutietoihin ja muihin sovellettaviin käyttöehtoihin itse.